Aktualisiert am 16. Dezember 2021 von Karin Schwaer
Den richtigen Zeitpunkt oder Anlass für eine Gehaltsverhandlung zu nutzen, spielt für den Verhandlungserfolg eine erhebliche Rolle.
Wie oft haben Sie schon die Redewendung „zur falschen Zeit am rechten Ort“ genutzt? Hoffentlich nicht häufig im Zusammenhang mit wichtigen Verhandlungsgesprächen …
Denn: „Timing ist alles!“ Na ja, natürlich nicht alles. Doch auch wenn Sie „gut gelaunt und bestens vorbereitet“ sind, kann alles noch am falschen Zeitpunkt oder einer missglückten Terminabstimmung scheitern.
Wir sehen uns das ganze wieder am Beispiel von „Anna“ an: Sie ist 31 Jahre alt und ist seit fünf Jahren in einem mittelständischen Unternehmen beschäftigt. Ihr Job hat sich prächtig entwickelt und sie hat immer mehr Aufgaben und Verantwortung übernommen. Sie fühlt sich wohl im Unternehmen und sie weiß, dass sie einen guten Job macht.
Es wird also höchste Zeit für Anna, aktiv zu werden. Sie hat gute Argumente für die Gehaltsverhandlung und hat ihre Ziele definiert.
Nun muss sie unbedingt darüber nachdenken, zu welchem Zeitpunkt bzw. zu welchem Anlass Ihre Gehaltsverhandlung am erfolgversprechendsten sein könnte. Und was sollte sie bei der Terminabstimmung beachten?
Auch hier gilt: Jede Situation ist anders, jedes Unternehmen hat eigene Regeln und jeder Verhandlungspartner ist anders. Dennoch gibt es natürlich einige Anhaltspunkte, die helfen können, den richtigen Zeitpunkt zu nutzen beziehungsweise zu finden.
Es geht schließlich um Business. Da hat Anna nichts zu verschenken. Außerdem gibt es Regeln, die nicht ständig neu erfunden werden.
Was sollte Anna im Hinblick auf den richtigen Zeitpunkt oder Anlass für ihre Gehaltsverhandlung im Auge haben?
Hier stellt sich zunächst die Frage, ob es „betrieblich veranlasste“ feste Termine für Budgets, Gehaltsanpassungen oder Mitarbeitergespräche gibt.
Wann werden die Budgets erstellt?
Häufig haben Vorgesetzte* die Möglichkeit, Gehaltsanpassungen auch über das übliche Maß hinaus zu budgetieren. Was übrigens eine sehr gute Gelegenheit ist, um – wenn notwendig – auch weiteren Genehmigungsinstanzen aufzufallen.
Anna sollte also im Auge behalten, wann Vorgesetzte aufgefordert werden, ihre Budgets zu erstellen. Das ist häufig vom Geschäftsjahr abhängig.
Die Zeit vor der Budgeterstellung sollte sie gezielt dazu nutzen, ihre Leistungen sichtbar zu machen. Ein paar Tipps dazu gibt es auch in diesem Blogbeitrag: Kein Gespür für männliche Machtspielchen!? Männer und Frauen im vertikalen und im horizontalen System: Zwei Sprachen bzw. Welten treffen aufeinander.
Es ist aber auch eine gute Zeit, um deutlich zu machen, dass sie mit einer üblichen Gehaltsanpassung nicht einverstanden wäre. Sie sollte das Gespräch suchen, um das mit guten Argumenten und klaren Zielen auch zu begründen.
Gibt es einen festen Termin, zu dem Gehaltsanpassungen vorgenommen werden?
Es gibt Unternehmen, die geben den Zeitpunkt für Gehaltsanpassungen bekannt. Vorgesetzte können dann im Rahmen ihrer Gesamtbudgets zu diesem Termin die Gehaltsanpassungen für ihre Mitarbeiter vornehmen.
Doch hier ist zu beachten, dass es mit großer Wahrscheinlichkeit zumindest monetär einen begrenzen Topf gibt. Diesen können Vorgesetzte häufig so verteilen, wie sie es für richtig halten – solange sie das ihnen zur Verfügung stehende Gesamtbudget nicht überschreiten.
Wenn das der Fall ist, ist es natürlich gut, wenn in dem Moment Annas gute Leistungen auch präsent sind und klar ist, dass eine vielleicht übliche Gehaltsanpassung zu wenig wäre. Auch in diesem Fall sollte sie vorher ein entsprechendes Gespräch geführt haben.
Wenn ein solches Gespräch noch gar nicht stattgefunden hat, ist Anna sicher gut damit beraten, nicht solange warten, bis alle anderen vorstellig geworden sind und schon alles „verteilt“ ist. Sie sollte dann zusehen, dass sie in der ersten Reihe steht und dieses Gespräch schnellstmöglich nachholt.
Werden regelmäßig Mitarbeitergespräche geführt, die auch als Anlass für die Gehaltsverhandlung genutzt werden können?
Nicht alle Unternehmen führen regelmäßige Mitarbeitergespräche oder Jahresgespräche. Und selbst wenn, sind Mitarbeitergespräche nicht zwingend auch gleichzeitig Gehaltsgespräche. Häufig ist das sogar ausdrücklich nicht der Fall.
Und dann könnte es sehr kontraproduktiv sein, die Gehaltsfrage aktiv anzusprechen. Ein solcher Termin sollte dann unbedingt genutzt werden, um kräftig die Werbetrommel für die eigenen Leistungen zu rühren.
Sollten allerdings im Rahmen von Mitarbeitergesprächen auch Gehaltsanpassungen abgestimmt werden, erübrigt es sich für Anna, einen gesonderten Termin abzustimmen. Dann weiß sie genau, zu welchem Termin sie gut vorbereitet sein muss.
Und das sollte sie natürlich auch strategisch nutzen. Je näher der Termin für das Jahresgespräch rückt, umso wichtiger wird es, dafür zu sorgen, dass die Menschen, die über ihr Gehalt entscheiden auch wissen, was sie leistet. Anna sollte dann dafür sorgen, dass diese das dann auch gegenüber weiteren Genehmigungsinstanzen gut begründen könnten.
Möglicherweise hat sich auch ein Erfolgs- und Leistungstagebuch geführt? Darauf könnte sie nun sehr gut zurückgreifen.
Falls es weder Budget, noch automatische Gehaltsanpassungen, Mitarbeitergespräche oder Ähnliches gibt, muss Anna sich proaktiv um einen Gehaltsverhandlungtermin bemühen:
Dann stellt sich die Frage, ob es „inhaltliche“ oder „zeitliche“ Anlässe für ein Gehaltsgespräch gibt.
Gibt es konkrete inhaltliche Anlässe, wie zum Beispiel erfolgreich durchgeführte Projekte, anstehende Projekte oder auch mehr Verantwortung? Was könnte Anna konkret nutzen, um aktiv zu werden?
Sehen wir uns zunächst inhaltlich veranlasste Gründe näher an:
Sollte Anna zum Beispiel an erfolgreichen Projekten beteiligt oder für diese verantwortlich gewesen sein, sollte sie dieses unbedingt zeitnah nach Abschluss auch thematisieren und für sich nutzen. Vielleicht kennen Sie den Spruch:
„Eine Leistung ist nichts mehr wert, sobald sie erbracht ist“?!
Es gibt auch Empfehlungen dahingehend, dass man kurz vor Abschluss eines Projekts das Gehaltsgespräch suchen sollte. Also in einem Moment, in dem man einfach noch gebraucht wird. Doch das ist wohl sehr abhängig vom Kontext. Eine solche Vorgehensweise kann unter Umständen auch Vertrauen kosten und sich schädlich auf künftige Verhandlungen auswirken. Doch wie immer bleibt zu sagen: „Es kommt darauf an!“
Möglicherweise ist daher der Tipp: „Im Vorfeld klären, was es „kostet“! zielführender.
Das ist in jedem Fall zu beherzigen im Zusammenhang mit der Übernahme von Projekten, weiteren Aufgaben oder mehr Verantwortung. Anna muss aufpassen, dass sich das nicht schleichend entwickelt und sich irgendwann alle einfach daran gewöhnen. Es wird dann automatisch zum Teil ihres Jobs. Wenn sie eine solche Entwicklung nicht in einem angemessenen zeitlichen Zusammenhang nutzt, ist sie irgendwann einfach kein Argument mehr.
Doch das fällt Frauen häufig besonders schwer. Sie meinen, erstmal beweisen zu müssen, dass sie den ihnen übertragenen Aufgaben auch gewachsen sind. Doch der Gedanke „Ich mach erstmal und dann wird man es mir schon danken…“ ist völlig kontraproduktiv. Und besonders dann fehl am Platz, wenn man schon länger im Unternehmen tätig ist.
An dieser Stelle hilft vielleicht der Hinweis, dass Männer das für gewöhnlich völlig anders sehen würden – und das völlig zurecht!
Oder gibt es einen zeitlich veranlassten Grund? Liegt Annas letzte Gehaltserhöhung beispielsweise mehr als ein Jahr zurück?
Anna muss regelmäßig aktiv das Gehaltsgespräch suchen.
Als Daumenregel für „regelmäßig“ sollte gelten: einmal pro Jahr. Denn wenn sie zulange wartet, wird es nicht nur immer schwieriger sondern auch immer teurer (!) für sie.
Der Aspekt „immer teurer“ verdient noch mal besondere Aufmerksamkeit. Auf der Startseite befindet sich eine Grafik, die sehr schön veranschaulicht, wie bei der Gehaltsentwicklung der Zinseszinseffekt zuschlägt.
Es ist deutlich zu sehen, wie sich Gehaltanspassungen über einen längeren Zeitraum auswirken. Das gewählte Beispiel zeigt ein Einstiegsgehalt von 3.000 € monatlich. Nach 30 Jahren hätte Anna dann ca. 1 Mio € verdient. Bei einer jährlichen Anpassung von 3 % sind es schon 1,7 Mio € und bei einer jährlichen Anpassung von 5 % wären es 2,5 Mio €.
Ein Unterschied von 1,5 Mio € (!).
Deswegen ist es so wichtig, an dem Thema regelmäßig dranzubleiben.
Es ist daher auch ein großes Problem, wenn nach dem Eintritt in ein Unternehmen das Einstiegsgehalt zunächst mal eingefroren ist und vom Einstiegsgehalt ab an weiter verhandelt wird. Richtig fatal wird es, wenn jahrelang gar nicht mehr drüber geredet wird.
Solche Verluste sind kaum wieder wettzumachen.
Daher ein kleiner Tipp: Wenn Sie irgendwo neu beginnen, versuchen Sie von Beginn an eine solche Entwicklung zu verhindern.
Vielleicht könnten Sie eine Klausel verhandeln, die folgendes festschreibt:
„Nach der Probezeit erhöht sich das Gehalt um 15 %. Über Gehaltsanpassungen wird einmal jährlich verhandelt.“
Damit signalisieren Sie, dass Sie bereit sind, erst mal zu zeigen, was Sie können und an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert sind – aber natürlich auch arbeiten, um Geld zu verdienen.
Wenn das schriftlich fixiert wird, haben Sie jährlich automatisch einen Aufhänger für ein Gespräch, auf den Sie sich berufen können. Das wäre übrigens auch ein gutes Ziel für Ihr nächstes Gehaltsgespräch. Was spräche dagegen, eine solche Klausel „nachzuverhandeln“?
Und hier nochmal alles in Kürze in einem kleinen Video zusammengefasst:
Wenn sich nun der richtige inhaltliche oder zeitliche Anlass herauskristallisiert hat, gilt es einen Termin abzustimmen. Auch hier sollte Anna überlegen, wie sie dabei am besten vorgeht:
Was sollte Anna bei der Terminabstimmung beachten und wie sollte sie um ein Gespräch bitten?
In diesem Zusammenhang stellen sich ein paar grundsätzliche Fragen und Regeln, die zu beachten sind:
Mit wem verhandelt Anna eigentlich?
Anna muss sich Gedanken darüber machen, mit wem sie verhandeln sollte oder muss. Das klingt zunächst banal, ist es aber keineswegs.
Für gewöhnlich hat Anna das Gespräch mit ihrem direkten Vorgesetzten zu führen. Es ist auch nur sehr selten ratsam, diesen zu übergehen.
Dennoch sollte Anna sich fragen, welche Kompetenzen hat ihr Vorgesetzter eigentlich? Kann er angepasste Konditionen direkt genehmigen oder hat er das mit weiteren Genehmigungsinstanzen abzustimmen? Welche persönlichen und welche Unternehmensinteressen könnten im Spiel sein?
Wann könnte sie ihrem Vorgesetzten mit guten Argumente auch gerade recht kommen? Könnte er mit Annas Leistungen (die ihm vielleicht gar nicht so präsent sind) auch seinerseits glänzen? Es läuft schließlich alles unter seiner Verantwortung… Welche Informationen wären dann besonders wertvoll? Welche seiner Probleme könnte sie helfen zu lösen? Wie kann sie ihn zu einem Verbündeten machen?
Es ist sehr hilfreich, sich diese Fragen zu stellen und zu beantworten. Erfahrene Verhandler sagen immer:
Je mehr Sie über Ihr Gegenüber wissen und sich Gedanken über seine Interessen machen, umso besser werden Ihre Verhandlungsergebnisse sein!
Die Ergebnisse dieser Überlegungen haben dann natürlich auch Einfluss darauf, wie sie ihre Bitte um ein Gespräch am besten formuliert.
Verhandelt wird immer zwischen Menschen: Kennt sie die Launen und Gewohnheiten dieser Person? Das sollte sie dann in jedem Fall in ihre Überlegungen einbeziehen. Es gibt Menschen, die spricht man besser nicht vor 10.00 Uhr an und andere besser nicht mehr nach 15.00 Uhr…
Anna sollte also darüber nachdenken, wann diese Person am ehesten ein offenes Ohr in einer ruhigen Minute haben könnte. Wann ballen sich die Termine bei dieser Person für gewöhnlich? Das wäre natürlich kein guter Zeitpunkt.
Vielleicht denken Sie jetzt, da fällt mir gar nichts zu ein: Bei uns ist immer Hektik…
Dann machen Sie sich Gedanken, wie Sie im Vorfeld dafür sorgen können, deutlich zu machen,
- dass Ihnen das Gespräch wirklich sehr am Herzen liegt,
- sie es für beide Seiten wichtig finden und
- sie lieber etwas warten, bevor es zwischen Tür und Angel läuft.
Grundsätzlich ist es auch immer fair, im Vorfeld den Grund für ein Gespräch oder einen Termin zu benennen. Auch das Gegenüber sollte die Gelegenheit haben, sich vorzubereiten. Die andere Seite völlig unvorbereitet mit einem Thema zu konfrontieren, ist selten eine gute Idee.
Mit wem muss Anna den Termin für ihre Gehaltsverhandlung abstimmen?
Es ist immer ratsam, die Notwendigkeit und den Anlass für ein Gehaltsgespräch persönlich und direkt mit der verantwortlichen Instanz abzustimmen.
Sollte ihr Vorgesetzter seine Terminhoheit zum Beispiel an seine Sekretärin delegiert haben, ist es gut, wenn Anna zum Beispiel sagen kann: „Ich soll Sie bitten, einen Termin mit mir einzutragen. Und er soll auf keinen Fall zwischen Tür und Angel stattfinden…“.
Häufig gibt es hier die wertvollsten Tipps, wann es „günstig“ ist!
Was ist mit einer Anfrage per E-Mail?
Die pauschale Antwort lautet:
„Wenn du ein „ja“ hören willst, spreche persönlich, für ein „nein“ schreibe eine E-Mail.“
Das ist eine klare Empfehlung gegen eine E-Mail. Dennoch muss hier einschränkend erwähnt werden, dass es manchmal nicht anders geht. Wenn es kaum Gelegenheiten gibt, in denen man persönlich sprechen kann oder sich in absehbarer Zeit keine abzeichnen, bleibt wahrscheinlich nur die E-Mail.
Unvorhergesehene GUTE Gelegenheiten müssen genutzt werden.
Es könnte sich für Anna auch eine völlig unvorhergesehene Situation geben, in der es sich anbietet, das Thema anzusprechen und um einen Termin zu bitten.
Vorausgesetzt, sie ist inhaltlich gut vorbereitet, kann also ihre Argumente schlüssig darlegen und ihre Ziele klar benennen, dann sollte sie eine solche Gelegenheit nicht verstreichen lassen.
Anna sollte aufmerksam und flexibel bleiben und sich nicht „hinreißen“ lassen, wenn es gar nicht passt! Daher noch ein paar Empfehlungen zum Schluss:
Es ist selbstredend: es muss immer in den Kontext passen.
Es kann eine sehr schlechte Idee sein, einen Termin im Beisein von „Zeugen“ abstimmen zu wollen. Damit könnte sich Ihr Gegenüber völlig unnötig unter Druck gesetzt fühlen. Sie sollten immer den anderen sein Gesicht wahren lassen und wertschätzend und fair miteinander umgehen – ohne die eigenen Ziele aus den Augen zu verlieren.
Nur der Vollständigkeit halber sind in diesem Zusammenhang auch Firmenfeiern zu erwähnen. Die sind zu 99 % kein geeigneter Anlass, um so ein wichtiges Gespräch einzustilen.
Doch vorstellbar ist auch das umgekehrte Szenario:
Alles ist gut vorbereitet, der Termin seit längerer Zeit abgestimmt und es passiert etwas völlig Unerwartetes. Für den Verhandlungspartner bricht gerade alles zusammen, irgendeine unvorhergesehene Krise überschattet alles andere oder was auch immer so passieren kann.
Dann sollte Anna auf keinen Fall drauf bestehen, das Gespräch zu führen, nur weil sie einen Termin hat. Im Gegenteil, sie sollte dann proaktiv vorschlagen, das Gespräch zu vertagen.
Eine konstruktive Verhandlungsatmosphäre ist genauso wichtig, wie der „richtige“ Zeitpunkt. Anna sollte dann jedoch darauf bestehen, dass der Termin zeitnah nachgeholt wird und sich nicht zu lange vertrösten lassen.
Sollte sich im Unternehmen eine unvorhergesehene wirtschaftliche Schieflage ergeben, ist es wohl auch ratsam, besser ein wenig zu warten. Wenn diese jedoch auf absehbare Zeit nicht beendet werden kann, sollte Anna sich fragen, welche Perspektiven das Unternehmen ihr noch bieten könnte.
Auch wenn im eigenen Verantwortungsbereich etwas völlig schief gelaufen ist, macht es wohl Sinn, solange zu warten, bis (wieder) gute Nachrichten verkündet werden können.
Last but not least:
Man kann es nicht häufig genug sagen:
80 % Ihres Verhandlungserfolges sind Vorbereitung. Die Frage des „Timings“ gehört zwingend dazu. Anna ist gut beraten, das im Auge zu behalten.
Zur Vermeidung eines „blinden Flecks“ ist es sehr ratsam, sich diesbezüglich mit einem neutralen Außenstehenden auszutauschen und so eine zielführende Strategie zu entwickeln. Lesen Sie dazu auf folgenden Beitrag: Gehaltserhöhung verhandeln: 7 Gründe, warum Sie sich unbedingt bei der Vorbereitung auf eine Gehaltsverhandlung unterstützen lassen sollten.
Bleibt die Frage: Sehen wir uns im Video-Call, um Ihre Gehaltsverhandlung gemeinsam vorzubereiten? 🙂
*Vorgesetzte steht auch hier wieder für die weibliche und männliche Form.
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